Filing System Adalah

Keamanan dan Perlindungan Data

Filing System membantu melindungi dokumen penting dari resiko kerusakan, kehilangan, atau kebakaran. Dokumen – dokumen sensitif dapat disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki izin.

Meningkatkan Aksesibilitas & Cepatnya Pencarian

Filing System yang baik memungkinkan karyawan dengan mudah mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Ini bisa menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, dan memastikan informasi dapat ditemukan dengan cepat.

Fungsi Utama Filing System

Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkanbeberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang – bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Berikut 6 fungsi utama filing system dalam sebuah kantor atau perusahaan!

Macam – Macam Filing System

Kurang Cocok untuk Berbagai Jenis Surat

Untuk sistem subjek kurang tepat apabila diberlakukan untuk berbagai jenis surat.

Kelemahan yang ada perlu mendapatkan perhatian sehingga dapat menutupi kekurangannya. Saat melakukan penyimpanan arsip sistem subjek ini ada baiknya mempersiapkan daftar klasifikasi arsip lebih dahulu.

Penyimpanan Dokumen yang Terstruktur

Menyimpan dokumen dan informasi secara terstruktur. Ini berarti setiap dokumen memiliki tempat dan kategori penyimpanan yang jelas. Misalnya, dokumen keuangan dapat memiliki tempat tersendiri yang terpisah dari dokumen hukum atau dokumen data karyawan.

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:

Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.

Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip  pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.

Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.

Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.

Pencarian Anda "filing" tidak ditemukan di Kamus Besar Bahasa Indonesia

Definisi / Arti kata filing tidak ada di KBBI, kami beri cara munulis yang baik dan benar.. Lihat arti dan definisi di jagokata.

Database utama KBBI merupakan Hak Cipta Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kemdikbud (Pusat Bahasa)

Penyimpanan arsip untuk perusahaan atau kantor ada 5 cara yang sering digunakan. Salah satunya adalah subjectical filing system yaitu penyimpanan berdasar subjek. Bagaimana seluk beluk, kelebihan dan kelemahan jenis ini, lanjut terus baca artikelnya hingga kelar, ya.

Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Penyimpanan berdasarkan subjek memiliki kelebihan yang tidak ditemukan pada sistem penyimpanan lain. Adapun kelebihannya antara lain:

Saat membutuhkan materi arsip dengan permasalahan tertentu, lebih mudah menemukannya karena memang berdasarkan subjek. Hanya tinggal mencari perihal keterangannya saja, arsip akan ditemukan dalam waktu cepat.

Mudah Dikembangkan

Kelebihan kedua adalah mudah dalam pengembangan artinya tidak terbatas pada judul. Pengembangan berdasarkan pada susunan juga dapat dikembangkan lebih lanjut.

Baik perusahaan atau instansi pemerintah yang menggunakan sistem ini akan lebih rapi dalam susunannya.

Masih banyak kelebihan lainnya, yang pasti sangat memudahkan ketika mencari arsip lama atau baru.